Pogoji poslovanja

Splošno

Ponudnik spletne storitve All Hours je Špica International d.o.o.. (Špica), ki je obenem lastnica spletne strani All Hours (www.allhours.si), njene spletne vsebine in aplikativne programske opreme.

S strinjanjem s temi pogoji uporabe uporabniki Špici dovoljujejo zbiranje, hrambo, obdelavo in uporabo osebnih podatkov v obsegu in za namen, kot je navedeno tukaj. Strinjanje s pričujočimi pogoji ustreza sklenitvi pisnega sporazuma, ki pravno obvezuje obe strani in je veljaven dokler ga ne razveljavi katera od obeh strani.

Špica si pridržuje pravico do popravljanja ali spreminjanja pogojev uporabe brez predhodnega obvestila. Špica bo v takem primeru uporabila vse razumne ukrepe, da uporabnike obvesti o tovrstnih spremembah in uporabnikom, ki bi kadarkoli in iz kakršnegakoli razloga želeli prenehati z uporabo storitve, omogoči, da to storijo na enostaven način.

Špica ne prevzema odgovornosti za nedosegljivost storitve, napačne podatke, nepravilnosti ali kakršnekoli druge škode, ki bi jo lahko pozvročila uporaba storitve , ali nezmožnost uporabe storitve.

Osebni podatki in zasebnost

All Hours zbira osebne podatke svojih uporabnikov in v okviru svojih storitev uporabnikom omogoča, da zbirajo osebne podatke drugih uporabnikov. Iz vidika veljavne zakonodaje EU na področju osebnih podatkov (GDPR) je Špica obdelovalec osebnih podatkov, uporabnik pa upravljalec. Pričujoči Pogoji uporabe vsebujejo tovrstna določila oz. veljajo, kot Pogodba o obdelovanju osebnih podatkov, ki jo predpisuje omenjena zakonodaja. V primeru, da uporabnik potrebuje pogodbo v klasični papirni obliki, podpisano in datirano z obeh strani, jo bo Špicauporabniku priskrbela na zahtevo.

All Hours pri ravnanju z zbranimi podatki spoštuje veljavno zakonodajo Evropske unije (General Data Protection Regulation) in Slovenije na tem področju (ZVOP). Obdelujejo se naslednji osebni podatki:

1. Ime, priimek, email naslov
2. Skupina, delovni urnik
3. Zabeležena prisotnost (datum, čas, od, do)
4. Odsotnosti (bolniška, službena pot, dopust, prazniki)

Zbrani podatki bodo uporabljeni le za naslednje namene:

1. Za zagotavljanje storitve uporabnikom
2. Za identifikacijo uporabnikov z namenon zagotavljanja storitve
3. Za preprečevanje nepooblaščenega dostopa do storitve in podatkov
4. Za obveščanje uporabnikov o tej storitvi ter o drugih Špicinih produktih in storitvah

Podatki o imetniku računa so razširjeni še s podatki, ki so potrebni za vodenje računa, kot so naziv podjetja, naslov, bančni račun ali kreditna kartica, ter zgodovina plačil. Te podatki se uporabljajo le za vodenje računa.

Za potrebe zagotavljanja storitve All Hours sodeluje z naslednjimi podizvajalci, ki imajo vlogo pod-obdelovalca osebnih podatkov:

1. Procesiranje plačil (samo imetniki računa): Chargify, www.chargify.com
2. Vodenje odnosov s strankami: Intercom, www.intercom.com
3. Analitika uporabnosti: Segment, www.segment.com
4. Optimizacija uporabnosti: Hotjar, www.hotjar.com

Osebni podatki ne bodo razkriti nadaljnim tretjim osebam brez izrecne vnaprejšnje privolitve uporabnika.

Varovanje in varstvo podatkov

Špica bo naredila vse, kar je v njeni moči, da bo podatke, ki se hranijo v sistemu All Hours zaščitila pred nepooblaščeno rabo ter preprečila, da do njih dostopajo nepooblaščene osebe.

All Hours uporabnikom-administratorjem (admins) omogoča shranjevanje, obdelavo in upravljanje osebnih podatkov drugih uporabnikov, kot so zaposleni ter ostali, ki jih administrator vključi v storitev registracije delovnega časa. Administratorji so, kot upravljalci odgovorni za zaščito osebenih podatkov, ki jih zbirajo in s katerimi upravljajo preko te storitve.

Podatki, zbrani preko All Hours se hranijo pri Host Europe GmbH, Hansestrasse 111, 51149 Köln, www.hosteurope.de na varnih strežnikih v Evropski uniji.

Špica sledi najboljšim poslovnim praksam za zaščito podatkov uporabnikov, kot so varna komunikacija, šifriranje podatkov, identifikacija in avtorizacija uporabnika, upravljanje s pravicami, varna hramba in redundanca. Vsi podatki uporabnikov so shranjeni na strežnikih v varovanem okolju. Storitev deluje v več-naročniškem okolju z uporabo logične izolacije posameznih naročnikov.

Kljub temu, da Špica izvaja vse razumne ukrepe – tudi redne varnostne kopije – za zmanjšanje tveganja izgube podatkov, Špica ne prevzema nobene odgovornosti za morebitno nezmožnost obnove podatkov ali splošno izgubo podatkov.

Za namen ohranitve podatkov v primeru poškodbe, izgube ali prekinitve uporabe storitve, Špica uporabnikom omogoča nemoten izvoz podatkov v času aktivnega naročniškega razmerja.

Špica se zavezuje, da bo uporabnike takoj obvestila o vseh incidentih, ki se tičejo varnosti in zasebnosti osebnih podatkov.

Špica je zavezana k izpolnitvi vseh razumnih uporabniških zahtev, ki temeljijo na pravicah določenih z veljavno zakonodajo o zaščiti osebnih podatkov. Špica lahko uporabniku zaračuna razumne stroške izpolnitve take zahteve.

Naročniški pogoji

Storitev se zaračunava na mesečni ravni. Za tekoči mesec se račun izstavlja na začetku meseca. Račun se izstavi v elektronski obliki (PDF format) ali kot eRačun (e-SLOG).

Storitev se zaračunava avtomatično glede na število aktivnih delavcev v preteklem mesecu. Storitev se zaračuna v skladu s trenutno veljavnim cenikom.

Storitev se lahko kadarkoli prekine preko zavihka »Nastavitve«. Tam je omogočena takojšnja in enostavna prekinitev storitve brez vprašanj.
Kupec je sam odgovoren za pravilen preklic storitve. Elektronska pošta se ne upošteva kot pravnomočen preklic storitve.

V skladu z zakonodajo EU, mora Špica po izteku pogodbe uničiti osebne podatke uporabnika, razen če uporabnik izrecno ne zahteva drugače.

Špica si glede na lastno presojo pridržuje pravico, da kadarkoli začasno ali stalno onemogoči uporabniške račune in prepreči ali prepove uporabo ali dostop do storitve ali katere koli druge storitve podjetja Špica. Takšna odpoved bo povzročila prekinitev storitve, ter izbris uporabniškega računa in vseh podatkov v njem, s 30-dnevnim rokom, v katerem bo uporabniku omogočen iznos (izvoz) osebnih podatkov.

Neplačilo in stanje mirovanja

V kolikor plačilo ni izvršeno do konca meseca, pade uporabniški račun v stanje mirovanja.

Uporabniški računi v stanju mirovanja omogočajo le branje podatkov, razen podatkov o samem računu, ki se jih lahko spreminja za namen odpovedi, iznosa podatkov ali ponovne aktivacije računa.

V stanju mirovanja se registracije delovnega časa vršijo nemoteno, vendar je onemogočeno spreminjanje, ročno vnašanje ali brisanje registracij. Obračunska pravila se v stanju mirovanja ne izvajajo.

Uporabniški računi se vzdržujejo v stanju mirovanja 90 dni. V tem obdobju se lahko uporabniški račun ponovno aktivira s plačilom storitve, plačilo se izvrši na osnovi zadnjega meseca aktivne uporabe. V kolikor je bil uporabniški račun dlje časa v stanju mirovanja, se meseci, v katerih je bil račun v celoti v stanju mirovanja, ne zaračunajo.

Po 90 dneh se računi v stanju mirovanja avtomatično ukinejo. V skladu z zakonodajo Evropske unije se ob ukinitvi računa uničijo vse informacije o računu skupaj z vsemi podatki o uporabniku.

Opombe o davkih

AVse navedene cene so brez DDV. Za kupce izven Slovenije veljajo davčna pravila Evropske unije:

Pravnim osebam iz držav EU se DDV ne zaračuna, pod pogojem, da predložijo svojo EU identifikacijsko številko za DDV.
Fizičnim osebam iz držav EU se zaračuna slovenski DDV (22 %).

Kontaktni podatki

Špica International d.o.o.
Pot k sejmišču 33
1000 Ljubljana
Slovenia, EU
www.spica.si
Telefon: +386 (0)1 568 08 30
E-mail: info@spica.com, support@allhours.com